Avisos de agendamento: como configurar lembretes por WhatsApp ou e-mail
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Introdução
Na gestão de clínicas, manter os pacientes informados sobre seus agendamentos é fundamental para garantir um bom fluxo de trabalho e pontualidade. Um recurso que pode ajudar muito nisso são os lembretes de agendamento. Neste artigo, vamos aprender como configurar esses lembretes via WhatsApp ou e-mail usando a plataforma Ares.
O que são lembretes de agendamento?
Os lembretes de agendamento são notificações enviadas aos pacientes para lembrá-los de suas consultas, exames ou qualquer procedimento agendado. Eles podem ser enviados por meio de canais como WhatsApp ou e-mail, contribuindo para reduzir o número de faltas e melhorar a experiência do paciente.
Quem se beneficia?
Este recurso beneficia tanto os clínicos quanto os pacientes. Os clínica owners têm uma agenda mais organizada, enquanto os pacientes recebem uma notificação amigável sobre suas consultas, ajudando a evitar esquecimentos. É uma situação onde ambas as partes ganham.
Quando usar?
Você deve considerar usar os lembretes em diversas situações:
- Para consultas marcadas com antecedência.
- Quando mudanças são feitas nos horários de atendimento.
- Para lembrar os pacientes sobre procedimentos futuros.
Pré-requisitos
Antes de começar a configurar os lembretes, verifique se você possui:
- Acesso à plataforma Ares.
- Um agendamento já criado para o paciente.
- Um número de WhatsApp ou endereço de e-mail do paciente.
Como configurar lembretes de agendamento
Agora, vamos ao passo a passo sobre como adicionar lembretes para os agendamentos. Siga as instruções abaixo:
- Acesse o agendamento: Entre na plataforma Ares e navegue até a seção de agendamentos.
- Selecione a consulta: Clique na consulta do paciente que você deseja configurar o lembrete.
- Adicionar lembrete: Escolha a opção "Adicionar lembrete" na interface de agendamento.
- Escolha o canal: Selecione se deseja enviar o lembrete por WhatsApp ou e-mail.
- Insira o destinatário: Preencha com o número de WhatsApp ou e-mail do paciente.
- Defina o tempo de antecedência: Escolha uma antecedência positiva (em minutos, horas, dias ou semanas) para o envio do lembrete.
- Verifique a data e hora: Confirme a data e hora do agendamento, garantindo que é no futuro e antes do compromisso.
- Salvar: Clique em "Salvar" para confirmar a configuração.
Exemplo prático
Suponha que você tem uma consulta agendada com um paciente para o dia 10 de março às 14h30. Você decide enviar um lembrete por e-mail 1 dia antes da consulta. Seguindo os passos acima, você:
- Acessa o agendamento do paciente.
- Clica em "Adicionar lembrete".
- Seleciona "E-mail" como canal.
- Insere o e-mail do paciente.
- Define a antecedência como "1 dia".
- Confirma a data e hora do agendamento.
- Salva a configuração.
O lembrete será enviado automaticamente no dia 9 de março, ajudando o paciente a lembrar-se da consulta programada.
Estados dos lembretes
Após a configuração dos lembretes, é importante entender os estados em que eles podem estar:
- Agendado: O lembrete está programado para ser enviado na data e hora definida.
- Fila (Queued): O lembrete está aguardando para ser enviado, mas isso não garante que foi entregue.
- Enviando: O lembrete está atualmente sendo enviado.
- Enviado: O lembrete foi enviado ao destinatário.
- Cancelado: O lembrete foi desfeito antes de ser enviado.
- Entrega não confirmada: O sistema não teve confirmação de que o lembrete foi recebido.
É importante lembrar que cada data de lembrete é absoluta, ou seja, deve ser revista após qualquer reprogramação de consulta.
Limitações e erros comuns
Algumas limitações e erros que você deve ter em mente:
- Fique atento para que o prazo de envio do lembrete esteja sempre no futuro e antes do agendamento real.
- Verifique a precisão do contato do paciente (WhatsApp ou e-mail) para evitar falhas na entrega.
- A confirmação automática da consulta é uma função separada e não pode ser ajustada na mesma configuração do lembrete.
Conclusão
Configurar lembretes de agendamento por WhatsApp ou e-mail na plataforma Ares é uma maneira eficaz de melhorar a comunicação com os pacientes, reduzir faltas e manter uma agenda fluída. Para mais informações sobre como otimizar a gestão da sua clínica, acesse Ares Clinic.